MyJob

1. Формирайте работни блокове, в които ще включвате изпълнението на крупни или удобни по характер задачи.

Повече от ясно е, че на човек, който често се разсейва и прекъсва работата си, му е необходимо значително повече време за изпълнението на задачата, отколкото на този, който се е съсредоточил изцяло върху изпълнението на същата дейност. Освен това честото прекъсване на работата изискват допълнителна загуба на време и усилия за съсредоточаване и започването на задачите отново.

Ако успеете да обедините изпълнението на няколко малки по обем, но сходни по характер задачи (напр. телефонни разговори, писмена кореспонденция, срещи) в работни блокове, скоро ще забележите спестеното време.

2. Преднамерено се уединявайте и установете неприемен час.

За изпълнението на особено важни задачи е необходимо да имате възможност да работите спокойно, без нещо да ви пречи. Недопустимо е вратите на вашия кабинет да са отворени винаги и за всеки. Необходимо е да установите лични неприемни часове, а за целта трябва да превключите телефона на секретарката, колегите или да ползвате телефонен секретар. Само когато във вашето разписание се появи примеждутък от време, когато вие ще можете максимално да се съсредоточите и да постигнете най-голяма производителност и резултатност. На постъпилите в този период телефонни обаждания можете да им отговорите по-късно.

3. При провеждане на преговори установявайте регламент и определяйте необходимите загуби на време за изпълнението на конкретните задачи.

Една или друга работа се изпълнява за толкова време, колкото има в наличност. Почти всеки делови човек се оплаква от прекалено продължителните и малкорезултатни преговори. Можете да обсъждате всичко необходимо, но не отделяйте повече от един час. Това време е напълно достатъчно, зад а се изслушат всички гледни точки и приемат основните решения. Доста често деловите срещи се превръщат в говорилня, където шумът е много, а ползата малка. Често деловите срещи се назначават в 10 часа сутринта и обикновено продължават до обяд. Ако обаче се назначат в 11 часа преди обяд, те също така ще завършат до обяд, и резултатът им няма да бъде по-лош, а е възможно да е по-добър. Следователно трябва да се определят твърди времеви рамки за провеждане на преговори, съвещание и т.н. Времето е пари и ако последните постоянно се смятат, то загубите на време, имащи своя паричен еквивалент, рядко се взимат в предвид.

4. Спазвайте принципа за определяне на приоритети при изпълнението на всички видове работа.

Никой не е в състояние да се справи с всички задачи, които трябва или би искал да свърши. Широко разпространено явление и проблем е стремежът да се свършат веднага прекалено много задачи. Само че денонощието има 24 часа, а работния ден обикновено продължава 8 часа. Има хора, които продължават да работят дори през нощта, за да успеят да свършат задачите си.

Не забравяйте, че стресът възниква не от свършената работа, а от несвършената, тъй като може дълго да ни преследва мисълта, че не сме успели да се справим с нещо.

Един от начините да се справим с всички задачи, делови срещи и преговори е да използваме метода за ясно и еднозначно установяване на приоритети по системата АБВ, която ще ни ориентира на постигане собствените цели и изпълнение на действително важните задачи. Благодарение на това ние можем по най-добър начин да използваме всеки ден, час и минута. Най-целесъобразно е първо да се захванем със задачата, която ни е приоритет.

ПРОЧЕТЕТЕ ОЩЕ...
Как да управляваме неорганизирани хора?
Кои характеристики на служителите работодателите оценяват високо?
Какво представлява методът за управление на времето “Помодоро”?

5. По възможност изпълнявайте само действително важните задачи (принципът на Парето).

Италианският икономист Парето, открил, че само неголяма част от някакво количество представлява действителната ценност. Напр. 80% от оборота се постига благодарение на 20% от клиентите, или само 20% от текста на една статия съдържа 80% от информацията.

Ако ние в работата си, на съвещанията се ограничим с това, което е действително важно, то използвайки само 20% от своето време ще получим 80% от резултата. Основната трудност се състои в умението ни точно да определим тези 20% определящи успеха.

6. В голяма степен използвайте делегирането като заплащана услуга.

Нито един делови човек, ценящ времето си, не е длъжен да прави всичко сам. Ако изпълнението на някоя задача биха могли да поемат служителите, непременно те трябва да се заемат с нея. Ако в компанията няма подчинени или сътрудници с необходимата квалификация, трябва или да бъдат назначени такива, или да се извърши съответното обучение на наличния персонал. За тази цел по-изгодно и по-евтино за компанията е да се използват услуги извън фирмата (агентства, консултантски фирми и други). Съвременните условия на пазара предлагат всякаква квалифицирана помощ. Загубите при използването на платени услуги ще бъдат по-малко, отколкото загубите на работодателя за издръжката на нов щатен сътрудник.

7. Крупните задачи изпълнявайте на малки части (тактика нарязване на парчета).

Още Алберт Айнщайн е забелязал, че на много хора им харесва да цепят дърва, защото резултатът от свършената работа се вижда веднага. Понякога именно заради отдалечения във времето резултат, за някои хора е харктерно да отлагат изпълнението на обемни и сложни задачи или най-малкото да го забавят поне с няколко дни.

Ако се замислим обаче, даже и най-гладният човек не е в състояние веднага да изяде цял бик, а ще изяжда, например, по две пържоли на ден. Същото е и с работата по проекти – те трябва да се разделят на малки порции и да се изпълняват в рамките на достатъчно дълго време. Затова трябва всеки ден да се отделя за тази работа примерно 2 часа. При постигането на първата промеждутъчна цел ще се разкрият и определени резултати, които ще ви мотивират в изпълнението на останалата част от задачите.

8. Определете за самия себе си срокове за изпълнението на задачи от категория А (цифри, дати, факти).

Само добри намерения не са достатъчни, важно е времето, в което те могат да бъдат изпълнени. Сигурно и на вас ви се е случвало тъкмо се захванете за нещо запланувано и изведнъж да се наложи да проведете непланирана делова среща с неочаквана продължителност. Нормално е да възникват непредвидени обстоятелства и тогава всичко замислено се отлага.

Ако по-рано (например в началото на месеца) в своя работен календар резервирате определени времеви блокове за изпълнението на своите начинания и ги възприемате като рано планирани делови срещи и съвещания, подчертайте ги със същия цвят маркер, с който подчертавате всички важни задачи – това действие психологически ще ви настрои към задължителното им изпълнение. Когато започнете да въвеждате сроковете на новите си задачи в бележника си, тогава ще видите предварително записаната и евентуално пропусната задача, което ще ви принуди да я изпълните, макар и по-късно. Така ще осъзнаете колко е полезно да сте си записали важните ангажименти.

След като си запишете А- задачите, трябва задължително да ги допълнете с конкретни сведения (цифри, дати и факти). Когато сроковете трябва да се съгласуват и с други хора, то договорките задължително трябва да се вземат впредвид и другите задачи да се изпълнят, съобразно с тях.

9. Главните задачи изпълнявайте рано сутрин (усещане за успех).

Почти на всеки човек се е случвало още в самото начало на работния ден всички планове се провалят от непредвидени обстоятелства, непланирано срещи, телефонни разговори и други. Обаче изпълненото преди всички ежедневни задачи, създава усещане за истински успех, резултатът от ранната работа никой не може да ви я отнеме или развали.

Тайната за успех на много предприемачи се състои в това, че още рано сутринта, вкъщи или на работното място, непосредствено преди началото на работния ден успяват да изпълнят една или друга важна за тях задача или в краен случай да я започнат. Подобно решаващо изпреварване при всички случаи се възвръща.

10. Съзнателно отчитайте в работните планове колебанията в нивата на работоспособност.

Повечето от нас усещат, че производителността на труда в течение на работния ден се променя, тя или достига върха, или рязко се снижава. Във всеки случай обаче трябва да планирате изпълнението на най-важните задачи в период на подем.

Полезно