MyJob

Неорганизираните хора могат да бъдат креативни и интересни, но не винаги е приятно да се работи с тях, тъй като отнема време да чакате такъв човек да си свърши работата. Тази зависимост може да ви постави под натиск и дори да ви накара да се чувствате виновни. Ако пък повече хора от екипа ви са неорганизирани, това може изцяло да провали цялостната работа. 

Какво може да се направи в такива случаи? Какъв е правилният начин за управление на неорганизирани хора?

Правило 1: Открийте причината

Преди да започнете да търсите решение, трябва да откриете точната причина. За целта може да ви помогнат например следните въпроси:

• Разбират ли членовете на екипа ви защо е важно да бъдат организирани?
• Забелязват ли липсата на организация да им създава проблем в навременното изпълнение на задълженията? (Трябва по някакъв начин вие като ръководители да ги убедите как липсата на организация дори при един човек се отразява сериозно на целия екип.)
• Кога у членовете на екипа ви се забелязва липса на организация –  при конкретна ситуация или по принцип? (Под конкретна ситуация се имат предвид и събития от личния живот – в това число развод, загуба на близък, заболяване и др.) 
• Възможно ли е служителят да се чувства добре в ситуация на лоша организация?  (Някои хора се чувстват комфортно именно в ситуации на пълен хаос. Тогава те са концентрирани и бързо постигат добри резултати.)
• Подчинените ви имат ли наклонности към депресивни състояния или липса на концентрация? (Ако подозирате подобни проблеми, поговорете със служителя си и го убедете да посети специалист.)

Според специалистите съществуват две причини, поради които хората не искат да обръщат внимание на живота си и са неорганизирани – липса на знания и липса на мотивация.

Липса на знания

Често на хората трябва дълго да се разяснява защо организацията е толкова важна. Вие бихте могли да изразите своята загриженост, като им демонстрирате тревогата си за тяхната неорганизираност и изявите желание да им помогнете.

Помогнете им да разберат какви са ползите както за компанията, така и за тях самите. Служителите може дори да не осъзнават как липсата на организация при работата им може да повлияе на техния успех и на успеха на компанията. Нека знаят, че правилното мислене ще намали стреса и ще спести много време. Това ще им открие нови възможности.

Липса на мотивация

Какво да направим, ако служителите не са достатъчно мотивирани да въведат ред в живота си?

В такава ситуация най-напред трябва да откриете дали няма връзка между дезорганизацията и стреса на работното място. Напомнете на служителите си за скорошни случаи, когато са губили самообладание, и им покажете отново постигнатите ниски резултати вследствие на това. Мотивацията се появява, когато човек вижда ясна връзка между действията си и резултатите и работи в положителна посока.

ПРОЧЕТЕТЕ ОЩЕ...
Кои характеристики на служителите работодателите оценяват високо?
Какво представлява техниката time-boxing?
Кои тенденции при набирането на персонал ще се наблюдават?

Правило 2: Обяснете ползите

Ако служителят иска да бъде повишен, обяснете му какво трябва да развие в себе си, за да получи желаната по-висока длъжност.

Разберете каква е причината, ако забелязвате липса на мотивация на човек от екипа ви. Възможно е проблемът да се дължи на несигурност по време на работа или на събития от личния живот.

Правило 3: Поддържайте висока дисциплина

Това включва и използването на наказания. Трябва обаче да се внимава дали те няма да влошат нещата.

Какво да правим, ако мениджъра не е организиран?

В този случай нещата са още по-сложни. Ако сте собственик на компанията, може да се изкушите просто да инструктирате управителя да изпълни договорения списък със задачи. Това обаче са само примерни насоки – всичко зависи от конкретната ситуация.

Ако сте собственик на компанията, обърнете внимание на проблема на мениджъра – неговата неорганизираност се отразява на екипа и на цялата компания, затова се уверете, че той е съгласен да преразгледа графика си. 

Бихте могли да го посъветвате да използва електронни таблици, където да оцветява в различни цветове файловете и задачите в зависимост от тяхната спешност. Подобна видимост ще му помогне да структурира задачите в правилния ред, като така те няма да се натрупват и да водят до стрес.

Бихте могли да включите и описателни фрази в имейл-кореспонденцията си към мениджъра. Такъв подход ще му помогне да подреди съобщенията по важност и да открие най-правилния подход.

Тъй като слабата организация често се проявява, когато човек има повече от един избор и не може да вземе решение, бихте могли да ограничите избора на мениджъра си. Би му подействало мотивиращо, ако знае, че трябва да избира между три неща.

Тъй като понякога най-малките промени водят до зашеметяващи резултати, ние ви предлагаме следните съвети:

Информация за сливане. 

Няколко файла или документа по една тема трябва да бъдат обединени помежду си и отделени от документите и файловете по друга тема. Този прост подход ще ви позволи да не губите време.

Управление на времето. 

Човек, който успява да организира времето си, постига много повече от неорганизирания човек. Всички добри ръководители се справят отлично с това и създават свои собствени системи за планиране на времето.

Определете целите на компанията. 

Говорете за тях отново и отново.

Насърчавайте и награждавайте. 

Това е най-добрият начин да разредите рутината. 

Полезно