MyJob

Time-boxing представлява техника за изготвяне на списък със задачи, при която човек, в зависимост от броя на задачите, разделя времето си на няколко интервала, наречени още „Time-boxing“ или „Времеви кутии“. Методът се използва с цел по-добра организация и пълноценност при управление на проекти, колективни сесии за генериране на идеи и лично планиране.

За да приложите техниката „Time-boxing“, първо трябва да определите няколко времеви интервала за задачите си (например по 30 или по 50 минути). Ако имате за задача да подготвите например медиен материал, вие решавате, че 50 минути са ви напълно достатъчни, за да се справите, затова ги отделяте в графика си и се стараете да изпълните задачата си за това време.

Същността на „Time-boxing“ може да се разбере най-добре чрез следния пример. В голяма компания се провежда годишно заседание. Ръководителите на всеки отдел представят доклади с резултатите от свършената работа през годината. Всеки от тях разполага с 10 минути, за да говори и след като времето му изтече, думата веднага се дава на следващия колега. 

На теория подобна организация изглежда лесна, но всъщност е едно от най-трудните неща, познати в практиката.

В следващите няколко реда ще разгледаме няколко начина, които ще ви помогнат да овладеете метода „Time-boxing“ и да го използвате в ежедневието си.

• Строго и условно разпределение на времето 

Казано с други думи, това са строго или по-свободно определени „времеви кутии“, разликата между които е следната:

Когато говорим за условно разпределение на времето, имаме предвид, че щом определеното време за вършене на някаква дейност приключи, а ние не сме си свършили работата докрай, можем спокойно или да добавим допълнителни десет-двадесет минути, с което да финализираме задачата, или пък да я оставим за по-късно и да преминем към следващата (условното разпределение на времето не ни поставя толкова строго определени времеви граници).

Когато обаче става въпрос за строго разпределение на времето, се има предвид, че времето за дадена задача е строго определено и щом изтече, прекратяваме текущата си дейност без значение дали сме я приключили. Ако пък не сме, то много трудно можем да възстановим работата си по нея.

Ако настроите алармата на телефона си, когато сте си определили тайм-бокс, това ще ви позволи да се организирате по-добре за постигането на определен резултат, тъй като ще можете да отмерите точно времето за изпълнение на задачата. Освен всичко, настроената аларма ще ви помогне и по-добре да се концентрирате, за да постигнете максималното, на което сте способни (защото вече знаете с колко време разполагате и това намалява разсейването). 

Недостатък при условното разпределение на времето може да се окаже желанието ви да работите твърде дълго: понякога времевата рамка може да се увеличи няколко пъти за изпълнението на не толкова важна задача, което ще попречи на организацията ви. 

Въпреки това, ако успеете да се въздържате от многократно увеличаване при условното разпределение на времето и овладеете метода до съвършенство, той може да ви помогне да повишите фокуса и производителността си.

При строгото разпределение на времето, когато прозвучи алармен звук за край на работа, оставяте въпроса за решаване, независимо от степента, в която той е изпълнен. 

Целта при тази техника е да се научите да работите в строга рамка и да оценявате времето. След няколко такива сесии ще започнете да се вмествате по-добре в определената рамка.

Преди да започнете работа, помислете добре към строго и условно разпределение на времето да прибегнете.

ПРОЧЕТЕТЕ ОЩЕ...
Нараства ли броят на жените, които искат да работят в ИТ-сектора?
Кои са десетте заповеди на профайлъра?
Как да направим добро първо впечатление?

• Визуално определяне на времето

Използвайте специални таймери или приложения за телефон, които да моат да ви напомнят колко време ви остава, за да свършите работата си. Ако използвате таймбоксинг с екипа си, можете да намерите модератор – човек, който да ви напомня за оставащото време и за това, че трябва да следвате определени инструкции и да не се отклонявате от темата.

• Планирайте предварително

Ако искате да предложите тема за дебат на екипа си, уведомете служителите си предварително колко време ще имат на разположение, за да говорят. Преди всичко обаче помислете внимателно колко ще им бъде достатъчно –  времето не трябва да е нито твърде много, нито твърде малко. Най-добре е то да е малко по-малко от обичайното. При тези възможността пред вас и колегите ви да се разсейвате с нещо маловажно почти не съществува.

• Максимална дължина

По въпроса дали е определена максимална продължителност на времето, отделено за някаква дейност, съществуват различни мнения. Прието е обаче то да не надвишава 45 минути, тъй като в рамките на този времеви отрязък концентрацията се запазва достатъчно висока и човек е в състояние да работи, без да се разсейва.

Ако задачата очевидно изисква повече време, разделете основното времево поле на още няколко. Бъдете креативни и експериментирайте със себе си през цялото време. Ако пишете роман, опитайте се да отделите 10 минути днес и 45 минути утре. Всичко зависи от отделния човек, така че тук не може да има строги закони, а само насоки.

• Прекъсвания

Почивките са много важни. За да избегнете емоционално прегаряне, не трябва да работите до припадък, а през определен интервал работа да си давате няколко минути за почивка и възстановяване.

Експертите по управление на времето съветват да следвате този модел: на всеки 45 минути работа правете 15 минути почивка, а на всеки 90 минути трудене – 20 минути почивка.

Нека повторим обаче, че този модел е само условен и вие можете да го променяте според собствените си нужди. Експериментирайте и оценявайте резултатите в продължение на дълъг период от време – седмица или месец. Обърнете внимание как се чувствате в неделя вечер, например. Ако сте като изцеден, то със сигурност ви е нужно повече време за почивка.

Полезно