Какво представлява принципът на Айзенхауер?
Вместо да разполагаме с време за действително важните неща, ние много често губим енергия на срочни, но по-малко значими дейности. Рядко се случва, че важната задача трябва да се изпълни днес или тази седмица, когато спешната (като по правило) се стремим да изпълним незабавно.
Замислете се дали имате навика от една срочна задача да бързате към друга и дали, в следствие на това, не остават неизпълнени наистина важните задачи?
Предложеното от Айзенхауер правило е просто средство, особено за тези случаи, когато трябва бързо да се вземе решение на коя задача е по-важно да се отдели време и внимание, като основните критерии са спешност и важност на задачата.
В зависимост от срока и важността си, задачите се делят на четири групи:
Спешни и много важни задачи.
С тях трябва да се заемете веднага и да ги свършите без чужда помощ.
Спешни и не толкова важни задачи.
Тук съществува опасността съкратените срокове изцяло да превземат мисълта ви и в резултат на това изцяло да се отдадете за решаването на конкретната задача, защото тя трябва да се изпълни възможно най-бързо. Ако обаче тя не е толкова важна и за изпълнението ѝ не се изискват някакви особени качества, вариантите за действие са два – или да бъде направена възможно най-бързо, или да бъде оставена за по-късно.
Важни и не толкова спешни задачи.
Те не трябва да се изпълняват в кратък срок и могат да почакат. Сложността тук е, че те рано или късно се превръщат в спешни и трябва да бъдат разрешени лично от вас възможно най-скоро. Затова препроверете степента на важност и пробвайте задачите от този тип, пълно или частично да прехвърлите на своите сътрудници. Освен, че разтоварвате себе си, вие способствате повишаването на мотивацията в работата и квалификацията на своите подчинени като им поверявате отговорни задачи.
Маловажни и не толкова спешни задачи.
Доста често задачите от тази категория засядат на бюрото, което и без това е затрупано от книжа. Ако вие изведнъж започнете да се занимавате с тези задачи, забравяйки за задачите от първите категории, то не трябва да се оплаквате от пренатовареност в работата. Даже вашите подчинени не трябва да се заемат със задачите от тази група.
ПРОЧЕТЕТЕ ОЩЕ... Какво представлява техниката time-boxing? Кои са десетте заповеди на профайлъра? Как да станете успешен като Бил Гейтс, Стив Джобс, Илон Мъск или Ричард Брансън?
От несъществените и несрочни задачи трябва да се въздържате.
Съберете смелост и по-често прибягвайте към кошчето за отпадъци (обект „К” на схемата).
Ако последователно разпределяте своите задачи по категории в съответствие с принципа на Айзенхауер, вие значително ще повишите своята производителност (продуктивност, резултатност).
Няколко аргумента, които подкрепят тези изводи:
· Започвате с най-важните задачи и се концентрирате основно върху тях.
· Разтоварвате себе си за действително важни ръководни функции и мотивирате своите подчинени.
· Въвличате своите сътрудници в сферата на своята отговорност, поръчвайки им за изпълнение не само маловажни (рутинни) задачи.
· Можете да увеличите изискванията към своите подчинени и да поощрите тези, които притежават съответните способности.
Какво възпрепятства успешното планиране на времето?
· Липса на планове.
· Големи загуби при планиране на времето.
· Стремеж да се планира всичко.
· Недостатъчно пълно отразяване плана на конкретната дейност.
· Нереалистични времеви рамки за отделните задачи.
· Игнориране на плановете.
· Неточно определяне на задачите.
· Отсъствие на контрол за изпълнението.
· Невключване в новия план на неизпълнените задачи.
· Игнориране на приоритетите.
· Установяване на неверни приоритети.
· Неразборчивост в активността (неумение да се каже да).
· Отсъствие на самоконтрол и самодисциплина.
· Отсъствие на предварителна договореност по срокове.
· Съобразяване с отвличащи вниманието странични фактори.
· Немотивирано отрицателно отношение към планиране на времето.
· Неумение да се увличат колегите и подчинените, за да съблюдават и те правилата на играта.
· Небрежно изпълнение на плана.
· Неумение да се извличат поуки от грешките от планирането.